morryyau 秋森~的部落格

公告是公寓大廈管理委員會向住戶傳達訊息的重要溝通工具，也是管理措施與作業處理的重要憑證。公告管理應注重傳達效果與內容的完整記錄。

每一張公告都要編配獨立且連續的文號，註明公告開始與結束的日期。管理服務人執行張貼與取下公告時都必須在公告上簽名並註明執行的時間。

良好管理的公告，不但可以作為管理委員會處理住戶違規行為執行書面催告的憑證，更是系統化保存管理作業記錄的最佳工具。

公告是社區大樓管理委員會向住戶或區分所有權人傳達訊息最常使用的溝通工具。公告通常有兩種目的：一種是單純地向住戶或區分所有權人發佈與揭露管理組織的各種狀況，如：定期公佈的財務報表、各種設備檢查及維護報表、管理委員會會議記錄等。

另一種是宣布公寓大廈將舉行的作業或活動，需要通知到住戶或區分所有權人。並且期待住戶或區分所有權人的支援或配合，如：召開區分所有權人會議通知、舉行聯誼會、清洗水塔作業通知、或年終大掃除通知等。看來簡單，公告其實暗藏了許多學問。

管理服務人員得要隨時看好公佈欄，不讓管理委員會公告以外的任何東西隨隨便便貼上去。此外，管理服務人員每天都要檢查公佈欄，把超過日期的公告拿下來；免得住戶白花時間看過期的公告。

公告需要具備以下幾個部分；公告主題：讓人可以一眼看出公告大略的內容，可以讓住戶自己決定要不要再細看後面的內容。

公告內容要清楚詳細地說明所要表達的事情，或讓住戶與區分所有權人充分了解如何加以配合。

公告文號：公告是公寓大廈管理上最重要的文件，因此每一個公告，都需要一個獨立的字號。

從公告的字號可以看出管理組織的負責人時間、發文的順序，藉由字號，可以對文件作出嚴密的控制與追蹤。因此一段時間後看社區大樓的對內公告或對外發函時，可以輕易由字看出公告，是由那一個社區大樓的哪一位主任委員所發佈。

公告期間：公告需要標明公告開始與結束的日期，並且在張貼取下、人員處簽名，並加註日期。

簽名或蓋章：公告須由公寓大廈主任委員，或其職務代理人簽名或蓋章後，始生效力。
除非在住戶違法行為舉報作業中，主任委員授權管理服務人員，先張貼公告再補行用印，否則，一般公告都必須先由管理委員會的代表人簽名或蓋章後才能張貼。